La Planificación en las Organizaciones
Cualquier
proceso de planificación tiene un carácter
instrumental, debe concebirse como un medio para la consecución de un
fin, objetivo o propósito, cualquiera que éste sea.
La
planificación es un proceso orientado a facilitar
la toma de decisiones. En este sentido, cabe afirmar que la
planificación no debe quedarse en un mero ejercicio analítico, intelectual o de
diagnóstico de la realidad, sino que debe tener un carácter eminentemente
práctico, orientado a la acción y, en última instancia, a la transformación de
la realidad en un futuro más o menos inmediato.
La
planificación responde al intento de reducir
la incertidumbre, tratando de hacer un ejercicio de prospectiva para
anticipar los cambios en entorno en el que las organizaciones operan y adaptar
permanentemente los planes de acción a esos cambios.
Por
esta razón cualquier proceso de planificación no finaliza con el diseño de un
plan concreto, sino que es un proceso dinámico, y por tanto, debe estar sujeto
a un continuo reajuste y revisión de
lo planificado para adaptarlo constantemente a las circunstancias, así
como de evaluación de sus resultados, con el fin de extraer lecciones de la
experiencia y generar procesos de aprendizaje en la organización.
Elementos del Proceso de la Planificación
Cualquier proceso de planificación
en una organización podría representarse como una especie de recorrido con los
siguientes elementos comunes:
- Una situación inicial que se desea transformar, caracterizada habitualmente por la existencia de una serie de problemas que se pretenden resolver y cuyas causas de toda índole deben ser analizadas en profundidad. En ocasiones, en lugar de problemas se trata de oportunidades que conviene aprovechar.
- La existencia de una organización o grupo de entidades con un interés real por modificar esa situación de partida y que se responsabilizan de impulsar los cambios, lo que puede implicar la existencia de otras intervenciones destinadas a resolver el problema.
- La definición de un escenario de mejora deseado para el futuro, a través del establecimiento de una serie de objetivos y metas relacionados entre sí y desplegados en distintos niveles.
- La existencia de una dotación de recursos (humanos, financieros, materiales e inmateriales, técnicos, de información, etc.) disponibles para lograr los objetivos prefijados.
- Un proceso racional de análisis de posibilidades de acción, de establecimiento de prioridades y de selección de la estrategia o estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos.
- El diseño de un plan de acción para llegar a la situación deseada en un determinado plazo, incluyendo la asignación de responsabilidades entre las distintas instancias para la ejecución de ese plan de acción y la cuantificación de los recursos necesarios a través de un presupuesto.
- La ejecución del plan de acción y su continuo seguimiento y revisión, con el fin de detectar posibles desviaciones respecto a lo inicialmente planificado y tomar las medidas correctoras o de reorientación que se estimen oportunas.
- La evaluación de los resultados obtenidos en los distintos niveles y la extracción de información y aprendizaje que pueda servir como insumo para futuros procesos de planificación.
El Ciclo de la Planificación
Una
gestión adecuada comprende un proceso cíclico y sistemático de análisis de la
situación que se desea modificar, fijación de objetivos y selección de
estrategias de acción, ejecución de las mismas, detección de desviaciones con
relación a lo programado, -tomando las medidas correctoras necesarias- y de
evaluación de los resultados de la estrategia de intervención con el fin de
extraer enseñanzas que permitan ser integradas en la toma de decisiones sobre
futuras programaciones.
Planificación Estratégica y Planificación Operativa
En las organizaciones es muy
importante el papel que cumple el planeamiento, ya que depende de ella el
cumplimiento de la misión y de los objetivos fijados por la dirección. También
ayuda a coordinar la forma de trabajo de los empleados y a prepararse y adaptarse
a los cambios que se producen en el contexto tanto interno como externo al cual
pertenece la organización.
Para la planeación es necesario
saber dónde estamos parados y hacia dónde queremos ir, minimizando los riesgos
y maximizando el tiempo y los recursos que tengamos disponibles. Para ello se
debe contar con una visión de futuro, en donde es posible determinar y lograr
los objetivos, mediante acciones y decisiones que nos permitan llegar a ello.
La
planificación puede ser estratégica y operativa. La primera permite la toma de
decisiones a largo plazo, el alcance de los mismos es a toda la empresa en
general pues refleja la misión de la organización. La segunda implica planes a
mediano y corto plazo, su alcance es más específico y refleja las metas que
debe alcanzar cada área que forma parte de la empresa.
Tipos de Planes en las Organizaciones
Misión:
es la razón de ser de la empresa, es la tarea básica de la misma. Toda
organización cuenta con una misión.
Visión:
es la capacidad de ubicar a la empresa en el lugar que los directivos desean
para el futuro de la misma.
Objetivos:
son los fines que se persiguen a través de una determinada actividad. Los
objetivos se pueden clasificar en: objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Estrategias:
Es la acción de proyectar un futuro deseado a través de objetivos a largo plazo
y a su vez determinar también cuales son los cursos de acción y los recursos
que se van a necesitar para llegar a lo esperado.
Políticas:
son guías que utilizan los empleados que forman parte de una empresa para
encauzar el pensamiento a la hora de tomar decisiones.
Procedimientos:
Este tipo de plan establece un método obligatorio y exacto de cómo se deben
realizar ciertas actividades.
Reglas:
Son descripciones de aquellas acciones que se deben o que no se deben llevar a
cabo dentro del contexto organizativo.
Programas:
Son aquellos objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas,
asignación de funciones y recursos, y todo aquello que es necesario para
alcanzar un determinado curso de acción.
Presupuestos:
Es un tipo de plan que expresa las expectativas de la empresa a futuro en
términos cuantitativos.
Según
Harold Koontz, el proceso del planeamiento lo podemos explicar en los siguientes pasos:
1.
Detección de oportunidades: Para
ello es necesario previamente realizar un análisis de posibles oportunidades
futuras. También es importante tener en cuenta que todo problema puede ser una
oportunidad.
2.
Establecimiento de objetivos: Primero
para toda la empresa en general y luego para cada una de las unidades de
trabajo, tanto a corto como a largo plazo.
3.
Desarrollo de premisas: Son
suposiciones sobre el ambiente en el que el plan debe ejecutarse.
4.
Evaluación de cursos alternativos:
analizando cuales son los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos.
5.
Selección de un curso de acción: A
través de la toma de decisiones se adopta el plan elegido.
6.
Formulación de planes complementarios:
Con motivo de respaldar el plan básico.
Visión Global de la Planificación
Es aquel aspecto que nos permitirá identificar y lograr que los propósitos que nos lleven a realizar la planificación estén coordinados de modo que no generen conflicto.
La planificación es una técnica de cambio e
innovación, constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir
cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con
anticipación y debidamente programados para el futuro.
Las Fases del Proceso de Planificación
Ronald Armas propone que el proceso de planificación
se descompone en 6 fases:
- Definición de
fines y objetivos (como metas); definición de criterios de evaluación.
- Obtención de
información para el diagnóstico del problema (discrepancia entre estado
deseado y fáctico) mediante auditorías internas y externas.
- Diseño de
alternativas (fase heurística y de “problem-solving) para la implementación
(busca de medios, como presupuestos y otros recursos, y estrategias)
- Evaluación y
elección de una estrategia, de medio etc.
- Implementación y operacionalización de estrategias y medios elegidos – organización del proceso de ejecución.
Planificación y Niveles Gerenciales
Según Armas (2006), los administradores de nivel
superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los
administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se
encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización
y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la
alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más
tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos
que los administradores de nivel superior.
Importancia de la Planificación en las Organizaciones
La planificación ayuda a una organización a trazar un
rumbo para el logro de sus objetivos. El proceso se inicia con la revisión de
las operaciones actuales de la organización y la identificación de lo que es
necesario mejorar operativamente en el futuro. A partir de ahí, la planificación
implica el anticipar los resultados que la organización desea alcanzar y
determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado.
Medidas a adoptar para mitigar el impacto negativo de la Pandemia en las Organizaciones
La crisis del coronavirus ha supuesto un cambio
radical en las personas y las organizaciones para el que la mayoría no estaban
preparados. Este hecho sin precedentes marcara un antes y un después en nuestra
existencia y en la forma de operar de las empresas.
No hay duda sobre el impacto negativo que esta
situación tiene y tendrá en la gran mayoría de organizaciones. Muchos países
han presentado cuarentenas masivas, cierres obligatorios, decenas de empleados
contagiados y despedidos e interrupción masiva de la cadena de suministro e
incluso el cierre de empresas.
De acuerdo a la información obtenida del Manual de Acción para pequeñas
y medianas Empresas de la OIT sobre la protección de empleados y continuidad
del negocio, procederé a indicar una serie de medidas estratégicas que deben
implementar las organizaciones para mitigar los efectos negativos de la
pandemia:
1. Crear un Equipo de respuesta para emergencias que
establezcan las estrategias y marquen los objetivos del plan de emergencia,
garantizando que se toman las decisiones de manera rápida y efectiva. Este
equipo deberá evaluar los puntos fuertes y débiles de la organización y de su
personal para ajustar los procesos internos.
2. Las empresas deben realizar una evaluación exhaustiva
de todos los riesgos, analizando el capital humano de las empresas, las
contrataciones, la cadena de suministro y los clientes.
3. Las empresas deben recopilar y transmitir información
actualizada al personal y a sus clientes procedentes de Organismos de Salud
sobre epidemias y los mecanismos de prevención que permitan evitar contagios
masivos.
4. Preparar medidas prácticas de apoyo para proteger a
sus empleados, incluyendo el cuidado médico, hábitos de higiene, y
procedimiento de trabajo para minimizar el contacto humano.
5. Diseñar un plan de preparación para completar los
aspectos claves de continuidad del negocio, como materias primas, inventarios,
reserva del dinero en efectivo, medios de trasporte, y entrega de productos a
sus clientes.
6. Aplicar la responsabilidad social de las empresas
desde las perspectivas del medio ambiente, la sociedad, la economía y la
estabilidad de los empleados, así como coordinar las relaciones con la comunidad
y otras organizaciones. Se debe evaluar el posible impacto y la duración de la
epidemia, ajustar los planes a nivel de los accionistas, comunicar las medidas
propuestas y los resultados de las mismas.
7. Aplicar protocolos para asegurar el funcionamiento de
redes, sistemas y aplicaciones. Así como también proteger la privacidad de los
datos de los clientes y del personal.
8. Las empresas deben prestar especial atención al flujo
de caja, para garantizar la seguridad de los fondos, de acuerdo con el ritmo de
los proveedores y los planes de trabajo de los empleados.
9. Las empresas deben establecer estrategias y canales
de comunicación para colaborar con las autoridades locales y nacionales, a fin
de establecer programas de subsidios y asistencia financiera para ayudar a los
empleados y a las comunidades con dificultades financieras mientras dure la
pandemia.
Recomendaciones
La capacitación adecuada de todas las partes
involucradas en el proceso de planificación permitirá una mejor aplicación de
planes y adaptación a los cambios.
Desarrollar estrategias de cambio con todos los actores de la
organización para generar confianza, propósito e integración, alineando los
objetivos individuales y organizacionales para tomar el control de la
situación.
Conclusiones
Debemos ser conscientes de que cuando planificamos estamos haciendo
mucho más que organizar las tareas que debemos realizar. Una buena
planificación implica un proceso mental de análisis y proyección. Implica
pensar en los resultados que deseo obtener, en las tareas que debo ejecutar, en
su orden en el día y en la preparación para poder realizarlas con el mejor
resultado.
Reconocer los posibles factores que afectan el
desempeño de la organización nos permite realizar cambios que garanticen el
alcance de los objetivos de manera eficiente.
Bibliografía
Roja, C. (1991). Planificación Estratégica.
(p. 59-60). Disponible en: http://www.koiwerrhh.com.ar/planificación_organizaciones.html
Roja, C. (1991). Planificación Estratégica.
(p. 61). Disponible en: http://www.koiwerrhh.com.ar/planificacion_organizaciones.html
COSTA, Sussana. (2006). La
Planificación.http://www.monografias.com/trabajos35/la-planificacion/la planificacion.shtml http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml
http://www.influenza.undg.org
https://www.transformapartnering.com/mitigar-covid19/
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